Paskambinkite į studiją

Kraunasi...
Laidą ar jos ištrauką parsisiųsti galite tik asmeniniam naudojimui. Viešinti laidą ar jos ištrauką kitais, tarp jų - ir komerciniais, tikslais ir kanalais, laidos turinį paversti tekstu ir publikuoti galima tik gavus raštišką redakcijos sutikimą.

Ar jau galime visiškai automatizuoti buhalteriją?

2022-06-15, Trečiadienis 11:35
Lina Luneckienė

Siekiant efektyviau valdyti verslo procesus, įmonės vis dažniau pasitelkia pažangius technologinius sprendimus. Apsisprendus automatizuoti įmonės buhalterinę apskaitą iššūkių kyla dar pirminiame etape, ieškant tinkamiausios sistemos, vėliau tenka ieškoti sprendimų, kaip kuo efektyviau išnaudoti įdiegtos sistemos galimybes bei spręsti jos palaikymo klausimus.

„Lewben“ grupei priklausančios finansų ir apskaitos paslaugų įmonės „Nordgain“ procesų vadovas Vilius Degutis plačiau pasakoja apie verslo automatizavimo ir skaitmeninimo sprendimus. Ar jau galime visiškai automatizuoti buhalteriją, ką joje veikai robotai ir kitus aktualius klausimus V. Degučiui uždavė „Žinių radijo“ laido „Verslo pulsas“ vedėja Lina Luneckienė.

Kokios problemos dažniausiai iškyla Lietuvos įmonėms renkantis buhalterinę sistemą? Pasiaiškinkime, kurios sistemos vertos dėmesio, o kurių verčiau nesirinkti?

Iš tiesų, buhalterinės apskaitos sistemų yra daug ir jas ne visada lengva tarpusavyje palyginti. Apsisprendus daryti pokytį ir pradėti naudoti sistemą, vienu didžiausių iššūkių tampa lūkesčius pateisinančios sistemos paieška.

Kiekvienas buhalterinės apskaitos sistemos vystytojas jos funkcionalumą pristato kaip itin universalų. Išties, pastebima tendencija, kad sistemos tarpusavyje integruojasi ir daug verslo valdymų sistemų turi ne tik buhalterines funkcijas. Vis tik, ne visada paprasta suprasti, ką bus galima gauti iš sistemos bei koks bus jos aptarnavimas.

Kalbant apie Lietuvą, tenka pripažinti, kad mūsų rinkos dydis tampa ribojančiu faktoriumi. Čia, kaip ir visose rinkose, yra vietos reguliavimo ir kitų įvairių niuansų. Globaliai vystomos sistemos nepadengia specifinių vietos poreikių, dėl to tenka rinktis arba Lietuvoje kuriamą sistemą, arba ieškoti vietos vystytojų, kurie galėtų vietos poreikiams adaptuoti tarptautiniu mastu naudojamas sistemas. Lokalizacija užtikrina, kad sistemoje procesai vyktų sklandžiai, o Lietuvoje veikianti įmonė atitiktų privalomus reikalavimus skaičiuojant darbo užmokestį, tinkamu formatu parengtų dokumentus valstybinėms institucijoms, taip sumažinant rankinio darbo krūvį.

Su kokiais iššūkiais susiduriama buhalterinės apskaitos sistemas pritaikant Lietuvos poreikiams?

JAV, Didžiojoje Britanijoje ir kitose didesnėse rinkose yra gana daug išvystytų sistemų, dažnai netgi integruotų su valstybinių institucijų sistemomis, todėl pradėti jas naudoti yra paprasčiau. Savo ruožtu Lietuvoje vystytojų yra nedaug, o jų galimybės ribotos. Šios aplinkybės dažnai apriboja ir sistemos kokybę, todėl rinkoje nėra daug pasauliniu mastu veikiančių sistemų lokalizacijų. Pasirinkus tarptautinę sistemą, dažnai tenka įsigyti ir papildomą išvystytą lietuvišką sistemą, kuri padengtų specifinius poreikius, ir jas tarpusavyje integruoti. Tokie sprendimai kelia iššūkių užtikrinant procesų sklandumą. Kitas variantas – rinktis lokalizuotą tarptautinę sistemą, kuri kainuoja papildomai, tačiau lokalizacija ne visada atitiks įmonės lūkesčius.

Kokie procesai seka po to, kai nuspręsta, kad reikia automatizacijos ir žengus pirmą žingsnį bei išsirinkus buhalterinę sistemą? Pirmiausia ir lengviausiai automatizuojami įmonės vidiniai procesai, kaip tai vyksta?

Svarbus pirmojo etapo palengvinimas yra tai, kad šiais laikais daugelis buhalterinės apskaitos sistemų yra debesyse. Tai reiškia, kad jų nebereikia diegti į įmonės IT struktūrą, serverius ir darbuotojų kompiuterius.

Svarbus etapas yra buhalterinės sistemos parengimas. Čia svarbi pirminė analizė, kurios metu išsiaiškinama, kokius verslo procesus norima sistemoje sukonfigūruoti – kiekvienu atveju tai yra individualūs sprendimai. Šiame etape labai svarbu neprisirišti prie to, kaip procesas vyko iki šiol, o dėmesį sutelkti į rezultatą, kurio tikimasi.

Įmonėse įvedant bei suvaldant pokyčius itin svarbu pakankamai dėmesio skirti su sistema dirbantiems žmonėms. Nuo to, kaip jie bus apmokyti ir nuteikti, priklausys, kiek jie dės pastangų pasiekti efektyvų darbą su nauja sistema ir vėliau ją tobulinant.

Daugelis įmonių pirmiausia automatizuoja dokumentų valdymą, nes šioje srityje gana paprasta pereiti prie skaitmeninių instrumentų. Gana lengva automatizuoti atostogų, tėvadienių ar mamadienių ir visų kitų darbuotojų prašymų pateikimą įmonei. Užpildyti duomenys automatiškai keliauja per patvirtinimo procesą, o tuomet į buhalterinę dalį. Tokiu būdu išvengiama tų pačių duomenų suvedinėjimo kelis kartus, mat įprastai tokius duomenis darbuotojas pirmiau surašydavo į prašymą, o tuomet buhalteris į buhalterinę sistemą.

Dar viena automatizavimo sritis gali būti tipiniai sprendimai, susiję su pirkimais ir pardavimais – išrašomos sąskaitos, skolų suderinimai ir pan. Jei lig šiol įmonės turėjo dalinius sprendimus, dabar kliento procesą galima automatizuoti pilnai. Tiesa, kol kas nepavyks išvengti popierinių ar PDF formatu gaunamų sąskaitų, tačiau tokiais atvejais galima naudoti sistemas, kurios automatiškai atpažįsta sąskaitas ir juose esančius duomenis, juos apdoroja, sukategorizuoja ir pateikia buhalterinei sistemai.

Kitas įdomus buhalterinių apskaitos sistemų adaptavimo aspektas yra verslo duomenų analizavimas ir vizualizavimas bei galimybės juos pateikti sąlyginai nesudėtingai konfigūruojamose ataskaitose.

Gana įprasta, kad įvykus sandoriui, įmonių vadovai iš buhalterių ar buhalterinių paslaugų įmonių tikisi buhalterinius rezultatus pamatyti kuo anksčiau. Tipinis ankstesnės praktikos pavyzdys yra kuomet buhalteriai suveda duomenis į sistemą ir pasibaigus finansiniam laikotarpiui per porą dienų ar savaičių parengia finansines ataskaitas. Tokiu atveju rezultatai šiek tiek vėluoja.

Šiuo metu atsiranda nemažai sistemų, kurios leidžia buhalterijos duomenis rodyti tiesiogiai. Iš anksto nustatomas ataskaitų formatas – kokie duomenys bus rodomi bei apibrėžiamos teisės, kas kokius duomenis gali matyti. Pagal parengtą formatą duomenys realiu laiku keliauja iš buhalterinės sistemos į ataskaitas, kurios prieinamos vadovybei ar kitiems sprendimų priėmėjams.

Kokios kitos sritys yra gana lengvai modernizuojamos ir automatizuojamos?

Bankai neseniai įgyvendino galimybę jų duomenis gauti tiesiogiai į buhalterinę sistemą, taip pat galimas ir duomenų judėjimas kita kryptimi – iš buhalterinės sistemos į bankinę. Esant tiesioginei integracijai tarp buhalterinės ir bankinės sistemų, pavedimą galima atlikti iš buhalterinės sistemos. Nemažą buhalterių ir apskaitininkų darbo dalį sudaro mokėjimų valdymas, jų suvedimas, o pasitelkus naujoves šią grandį didele dalimi galima eliminuoti. Tikėtina, kad vis daugiau sistemų vystytojų siūlys tokias galimybes.

Sugrįžkime prie robotizacijos ir skaitmenizacijos, kuri yra mūsų ateitis. Kokiomis įžvalgomis galite pasidalinti šia tema?

Šiuo metu daugiausia vyksta apskaitos, t. y. pirminių duomenų judėjimo automatizacija. Vis dar nėra automatizuojama buhalterinė dalis susijusi su rezultatų interpretavimu bei ataskaitų rengimu.

Šiuo metu robotai padeda ten, kur procesai yra gana lengvai aprašomi. Verta priminti, kad kalbama ne apie fizinius robotus, o apie programą, imituojančią žmogaus veiksmus sistemose. Robotizacija nėra prioritetinė siekiamybė, nes pirmiausia derėtų išnaudoti turimų sistemų galimybes, kuomet ne programos imituoja žmogaus veiksmus, o sistema procesą automatizuotų savo viduje. Robotai pasitelkiami tuomet, kai nepavyksta automatizacija. Dažniausiai jie naudojami duomenų judėjimui tarp kelių sistemų, kurių nepavyko integruoti. Tuomet robotas gali prisijungti prie vienos sistemos, joje paimti duomenis ir prisijungęs prie kitos sistemos joje atlikti veiksmus.

Robotų galimybės yra gana plačios ir dažnai juos galima susikurti netgi neturint programavimo žinių. Jie jau išnaudoja ir dirbtinio intelekto galimybes, o verslo valdymo ir buhalterinės sistemos gana retai turi dirbtinio intelekto funkcionalumus. Vis tik, robotus derėtų vertinti kaip atsarginį planą.

Pakalbėkime apie tendencijas ir kokius pokyčius įžvelgtumėte artimiausioje ateityje. Kyla klausimas, ar apskritai išliks buhalterio profesija?

Galiu užtikrinti, kad robotai tikrai nenurungs buhalterių ir ši profesija nedings. Automatizacija buhalteriams atlaisvina rankas nuo kasdienių pasikartojančių užduočių, kurios gana greitai pabosta. Automatizavimas padidina procesų efektyvumą ir suteikia galimybes buhalteriams plėsti savo kompetencijas. Rinka diktuoja, kad buhalterio profesija turi keistis, mat prireikia vis daugiau techninių žinių siekiant suprasti, kaip veikia naudojamos sistemos. Dabar pastebima tendencija, kad naudotojas gali gana plačiai konfigūruotis sistemas, o procesus matantys buhalteriai gali pastebėti, kuriose vietose galimi patobulinimai. Kadangi šie procesai gana sudėtingi verta turėti omenyje ir išorės konsultantų paslaugas.

Laidą „Verslo pulsas“ pristato integruotų profesinių paslaugų grupė „Lewben“. Daugiau informacijos apie „Lewben“ ir jų Verslo akademiją rasite lewben.com

Palaikote Žinių radiją? Prisidėkite prie jo veiklos tapdami jo rėmėjais: https://www.patreon.com/ziniuradijas

Naujausi epizodai